Por Equipe Arquivei
Desde a instituição da Nota Fiscal Eletrônica, muitas empresas têm se confundido com as emissões e até mesmo com o recebimento de arquivos como o DANFe e o XML. Essa confusão é justificada pela relação que esses documentos mantém entre si.
Para acabar com os desentendimentos, no post de hoje vamos definir qual o papel de cada um desses termos nos processos de compra, bem como as diferenças entre o DANFe, a Nota Fiscal e o XML. Confira:
Nota Fiscal
Até o início dos anos 2000, o processo de emissão de nota fiscal era bem simples: o prestador do produto/serviço emitia a Nota Fiscal, entregava uma via ao cliente (que deveria armazená-la) e uma cópia era enviada ao contador para que fossem feitos os registros contábeis e fiscais.
Em janeiro de 2007, o Governo Federal instituiu a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) como parte do projeto do Sistema Público de Escrituração Digital. Como o próprio nome já indica, ela é um documento com o intuito de documentar o comércio de mercadorias ou prestação de serviços.
A diferença da Nota Fiscal antiga é que o documento fica armazenado eletronicamente, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital.
DANFe
O Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFe) é uma representação legível e simplificada da Nota Fiscal, usada geralmente durante o transporte das mercadorias. Por não possuir valor fiscal, o DANFe não precisa ser arquivado. Sua informação mais relevante inserida no documento é a chave da nota, composta por 44 números, que identifica unicamente sua NF-e e permitem a consulta do documento e o download do arquivo XML.
Além da função citada acima, o DANFe pode desempenhar outras funções, como a de representar a NF-e em casos de contingência, ou seja, quando o software emissor da nota fiscal não conseguir efetuar a conexão com os serviços da Secretaria de Fazenda (Sefaz) do estado do contribuinte. Nesse caso, o DANFe deve ser impresso em um formulário de segurança.
Arquivo XML
O XML é o arquivo padrão de registro na NF-e, em outras palavras, ele é a Nota Fiscal de fato. Seu layout é padrão em todo o território nacional e obedece os antigos padrões de escrituração fiscal, com a adição de melhorias que visam um maior controle das transações comerciais. Um arquivo XML depende de programas específicos para serem lidos, e a Recei ta mesmo disponibiliza um.
É importante lembrar que tanto o fornecedor quanto o comprador devem guardar os arquivos XML por no mínimo 5 anos, porque eles substituem as Notas fiscais impressas e devem ser apresentadas quando solicitadas pela Receita e também em caso de necessidade de troca de um produto/serviço.
Porém, ter acesso ao Arquivo XML costuma ser um problema: você deve esperar o envio do e-mail do fornecedor, se ele enviar anexado. Caso você só tenha a DANFe, você deverá entrar no Portal da NF-e, digitar a chave de acesso de 44 caracteres, digitar a imagem de verifica&ccedi l;ão e usar o Certificado Digital da empresa para baixar. A opção mais viável é utilizar serviços especializados na recepção das Notas Fiscais, como o Arquivei, que se conecta à Secretaria da Fazenda e consulta e baixa automaticamente os XMLs de notas emitidas para seu CNPJ, na hora e em lote.
Aprendeu o papel da Nota Fiscal Eletrônica, do Danfe e do arquivo XML? Não há mais desculpas para confundir os papéis desses termos no processo de compra, não é mesmo? Se você quiser mais dicas sobre como armazenar suas NF-es e facilitar a vida da sua empresa, clique aqui.
Fonte: https://arquivei.com.
